大量製作識別證和桌上名牌

公司辦活動, 免不了要做識別證和桌上名牌.
如果參加人數只有幾十人的話,
用暴力法一張一張做, 倒也還好,
萬一人數超過幾百人, 要一張張複製/貼上就很累了.

這時可以利用WORD的「合併列印」功能,
大量製作重複性很高的東西.

1. 先準備一份名單, 用Excel編輯後存檔.
　最好要註明欄位定義(單位, 職稱, 姓名...)


2. 用尺量一下名牌的高度和寬度.
　這次我在書局買的識別證套, 高和寬大約是6.3cm*9.9cm.
　所以印出來的名牌要比識別證套小一點, 約6.0cm*9.6cm,
　才塞得進識別證套.

3. 計算一張紙要印幾個名牌, 要如何排版.
　我用A4紙印. A4的高和寬為29.7cm*21cm,
　所以一張A4可以印成橫列2張, 直行4張, 總共8張名牌.

4. 開啟WORD.
　在工具列點選[工具]->[信件與郵件]->[合併列印].

　4-1.選取文件類型:選擇[標籤], 再按[下一步:開始文件].

　4-2.選取開始文件:選擇[變更文件版面配置], 再按[標籤選項...].

　4-3.點選[新增標籤(N)...], 依前述步驟2和3的尺寸輸入,
　　　最後按[確定].


　4-4.回到標籤選項視窗, 按[確定]. 此時WORD會自動產生一個
　　　2*4的表格, 再按[下一步:選取收件者].

　4-5.選擇收件者:點選[使用現有清單], 按[瀏覽...], 開啟名單的
　　　Excel檔, 再選擇名單的Sheet, 最後按[確定].



　4-6.此時名單已匯入WORD. 再按[下一步:安排標籤].

　4-7.安排標籤:按[其他項目...], 把Excel的欄位插入到第一個
　　　標籤格裡面. 請注意只要放進第一個標籤格裡面, 其他格
　　　先不管.


　4-8.插入完畢後按[關閉]回主視窗. 此時第一個標籤格可以做
　　　些美編, 例如調整字型, 字體, 底色, 背景圖...


　4-9.按下右邊的[更新所有標籤], 你會發現其他標籤格都變得
　　　一樣了. 值得注意的是Next Record指令, 代表從Excel抓
　　　下一筆資料.


　4-10.按[下一步:預覽標籤]看結果. 如果不滿意可以回上一步.
　　　最後再按[下一步:完成合併].


　4-11.按[編輯個別標籤...]把所有標籤輸出到另一個WORD檔,
　　　以供日後修改用. 原先的WORD也可以存檔重複利用.


後記:
識別證印完, 準備印桌上名牌的時候, 反而遇到大麻煩.
因為兩個人面對面而坐,
所以一張桌牌標籤會有兩個人的名字, 但文字方向要轉180度.


我本來以為用兩個文字方塊就可以解決問題,
但是WORD卻出現錯誤訊息,
意思是在文字方塊中好像不能用Next Record指令吧.

拜Google大神也沒有得到解答,
後來我想到一個爛招: 畫表格!!
就新增一個表格, 分成左右兩格, 調整大小輸入文字後,
在工具列點選[格式]->[直書/橫書], 切換到正確的方向即可.
記得表格框線要設定為[無框線], 才不會印出來.